Ochrana a zpracování osobních údajů v překladatelské agentuře OnlineLingua
1. Úvodní ustanovení
Tyto pravidla ochrany osobních údajů (dále jen „pravidla") informují subjekty údajů (dále jen „Objednatel"), jejichž osobní údaje zpracovává překladatelská agentura OnlineLingua se sídlem Kaňovice 23, 739 36, IČ: 86997807, (dále jen „Poskytovatel"), o veškerých činnostech zpracování údajů a o zásadách ochrany soukromí Uživatelů při poskytování služeb firmy OnlineLingua, (dále jen „Poskytovatel"), včetně poskytování služeb na základě kontaktu na internetových stránkách www.onlinelingua.com (dále jen „Internetové stránky").
Naše firma se zabývá prováděním překladů, tlumočení, jazykových korektur, formátování dokumentů, přepisu textů a dalšími doplňkovými službami, jako např. grafickou úpravou dokumentů.
Osobní údaje fyzických osob zpracováváme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, které je platné od 25. 5. 2018 (General Data Protection Regulation, dále jen GDPR) a také v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb. v platném znění. Kompletní informace naleznete přímo v nařízení GDPR.
Pokud provádíme zpracování na základě jiného právního základu než je GDPR, není nutný souhlas dané fyzické osoby (dále jen "FO"). Jedná se např. o
- právní povinnost správce, tj. naší společnosti (podle jiných zákonů)
- zpracování nezbytných údajů pro splnění smlouvy nebo objednávky
- oprávněného zájmu (např. marketingové účely nebo vymáhání pohledávek)
- jiné zákonné důvody (např. požadavky státních orgánů nebo veřejné správy)
Firma OnlineLingua funguje jako správce i zpracovatel osobních údajů (dále jen "oú").
Odpovědné osoby, správce osobních údajů:
Překladatelská agentura OnlineLingua
Emanuel Binder & Mgr. Bc. Lucie Sedláková
Kaňovice 23
739 36
Telefon: +420 775 105 372
E-mail: info@onlinelingua.com
2. Ochrana osobních údajů
Rozsah zpracovaných údajů
Tato pravidla se vztahují výlučně na nakládání s údaji o fyzických osobách. Zpracování oú podle GDPR nebo jiných právních základů provádíme v nezbytně nutném rozsahu po nezbytně nutnou dobu (např. trvání smluvního vztahu). Po uplynutí této doby jsou údaje buď skartovány nebo anonymizovány (nelze-li je z důvodu provázanosti s jinými údaji úplně vymazat).
Údaje týkající se objednatele. Poskytovatel zpracovává osobní údaje, které objednatel poskytne v rámci své objednávky. Osobní údaje se mohou vztahovat přímo k objednateli, nebo ke třetím osobám. Dále poskytovatel zpracovává osobní údaje, které jí objednatel poskytne po dobu plnění smlouvy uzavřené s poskytovatelem. Těmito údaji jsou zejména:
- jméno, příjmení;
- telefonní číslo a e-mailová adresa;
- adresa;
- příp. i další osobní údaje potřebné pro naplnění stanoveného účelu.
Údaje týkající se dětí. Osobní údaje osob mladších 16 let zpracováváme pouze se souhlasem rodiče nebo zákonného zástupce.
U současných nebo potenciálních dodavatelů se jedná o různé údaje potřebné pro fungující spolupráci. V tomto případě musí dát FO vědomě a dobrovolně svůj souhlas se zpracováním oú v naší společnosti, protože se jedná o citlivé oú, včetně čísla účtu, adresy, apod.
Účel zpracování osobních údajů
- příjem a vyřizování dotazů z kontaktních formulářů
- příjem a vyřizování poptávek a objednávek na služby a produkty společnosti
- fakturace a řešení připomínek objednavatele
Kontaktní formulář
Na naší internetové stránce Vám nabízíme možnost nás kontaktovat prostřednictvím e-mailu a/nebo kontaktního formuláře. V tomto případě budou uloženy pouze údaje uvedené uživatelem. Vaši e-mailovou adresu použijeme pouze ke zpracování Vašeho dotazu jakož i pro možné následující dotazy. Vaše údaje budou následně vymazány, pokud jste neudělil/-a souhlas k dalšímu zpracování a používání. Taktéž nedochází k porovnávání takto získaných osobních údajů s údaji, které by mohly být získány prostřednictvím jiných komponentů naší webové stránky.
Vyjádření souhlasu se provádí při odeslání těchto údajů naší společnosti v registračním formuláři v této podobě:
Odesláním formuláře souhlasím se zpracováním osobních údajů. Veškeré poskytnuje údaje, včetně údajů, které jsou obsaženy v přiložených souborech, jsou pro nás přísně důvěrné a budou použity v rámci našich služeb pouze pro interní potřebu a nebudou přístupny třetí osobě či jiným způsobem zneužity. Další informace ke zpracování naleznete v informacích o ochraně osobních údajů.
Souhlas se zpracováním osobních údajů lze vzít kdykoliv zpět, a to písemnou formou například zasláním emailu na adresu info@onlinelingua.com nebo dopisu na kontaktní údaje společnosti.
Osoby mající přístup k osobním údajům
V prvé řadě jsou osobní údaje zpracovávány poskytovatelem. Veškeré osoby na straně poskytovatele mající přístup k osobním údajům jsou zavázány k mlčenlivosti; tento závazek trvá i po skončení jejich pracovního nebo jiného poměru k poskytovateli.
Poskytovatel je oprávněn pověřit zpracováním osobních údajů i další osoby jako tzv. zpracovatele. Zpracovatelem se rozumí každý subjekt, který zpracovává osobní údaje pro poskytovatele výlučně na základě jeho pokynů. Zpracovatel nemůže rozšiřovat účel a rozsah zpracování osobních údajů, které poskytovatel stanoví. Všichni zpracovatelé jsou vázáni mlčenlivostí a k dodržování povinnosti při zpracování osobních údajů, které vyplývají z příslušných právních předpisů. Mezi zpracovatele patří zejména:
- externí překladatelé, tlumočníci a lektoři, příp. jiné osoby, které se podílejí na zajištění služeb nabízených poskytovatelem;
- poskytovatelé některých informačních systému a jiného software využívaného poskytovatelem; nebo
- poskytovatelé kurýrních a přepravních služeb.
Doba zpracování údajů
Pro vyřízení objednávky a dalšího plnění smlouvy jsou osobní údaje zpracovávány po celou dobu trvání smlouvy a následně po dobu 5 let po jejím ukončení. Lhůta 5 let je počítána od ukončení poskytování služeb, nebo úplného vypořádání vzájemných práv a povinností podle toho, který okamžik, nastane později. Uvedená doba je stanovena s ohledem na možné uplatnění jakéhokoli nároku, který vyplývá z uzavřené smlouvy, nebo s ní jakkoli souvisí.
Práva související se zpracováním osobních údajů
Vezměte, prosíme, na vědomí, že podle zákona o ochraně osobních údajů máte právo:
• požadovat po nás informaci, jaké vaše osobní údaje zpracováváme;
• požadovat po nás vysvětlení ohledně zpracování odobních údajů;
• vyžádat si u nás přístup k těmto údajům a tyto nechat aktualizovat nebo opravit;
• požadovat po nás výmaz těchto osobních údajů;
• vzít souhlas kdykoliv zpět.
Bezpečnost
Poskytovatel nakládá s osobními údaji plně v souladu s platnými právními předpisy, včetně obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Poskytovatel klade při zpracování osobních údajů velký důraz na technické i organizační zabezpečení zpracovávaných údajů.
Veškeré osobní údaje v elektronické formě jsou uloženy v databázích a systémech, k nimž mají přístup pouze osoby, které potřebují s osobními údaji bezprostředně nakládat pro účely uvedené v těchto pravidlech, a to pouze v nezbytném rozsahu. Přístup k těmto osobním údajům je chráněn odpovídajícími prostředky. Zabezpečení osobních údajů je pravidelně testováno a ochrana průběžně vylepšována.
3. Získávání osobních údajů, cookies a způsoby využívání
Na naše internetové stránky máte přístup, aniž byste přímo zadali osobní údaje (jako např. Vaše jméno, Vaši adresu nebo Vaši e-mailovou adresu). I v tomto případě musíme určité údaje získávat, shromažďovat a ukládat, abychom Vám přístup na naše internetové stránky umožnili. Jako příklad lze uvést údaje o použitém internetovém prohlížeči, operačním systému, názvu domény na webové stránce, kterou jste navštívili před návštěvou naší webové stránky, počet návštěv a průměrný čas strávený na našich webových stránkách, stejně jako stránky, které jste navštívili.
Kromě toho používáme na těchto internetových stránkách určité analytické postupy a integrovali jsme funkce třetích stran/poskytovatelů („Social Plugins").
Cookies
Abychom naši nabídku mohli uspořádat tak, aby pro Vás byla z uživatelského hlediska co nejpříjemnější, používáme – jako mnoho jiných známých společností – tzv. Cookies. Cookies jsou malé textové soubory, které se ukládají v internetovém prohlížeči, který používáte. Tyto soubory nám pomáhají, abychom identifikovali, co návštěvníci našich stránek preferují, a podle toho naše stránky příslušně uspořádali. Většina z naší strany používaných cookies jsou tzv. Session cookies. Po ukončení Vaší návštěvy jsou automaticky vymazány. Používáme ale také permanentní soubory cookies. Ty slouží k tomu, aby zkvalitnily vedení uživatele. Naše soubory cookies neshromažďují žádné osobní údaje a nejsou ani vhodné k tomu, aby Vás identifikovaly na internetových stránkách třetích stran/poskytovatelů. Váš prohlížeč si můžete nastavit tak, aby Vás o umístění souborů cookies informoval. Tímto způsobem se pro Vás použití cookies stává transparentním. Nastavením Vašeho prohlížeče můžete však i akceptaci cookies principiálně zabránit. To však může za určitých podmínek vést k tomu, že nebudete moci využít veškeré funkce internetových stránek.
Web analýza a sociální pluginy
Pro účely nepřetržité optimalizace a maximální přívětivosti uživatelského rozhraní využívají některé z našich služeb rovněž online webové analytické služby a sociální pluginy uvedené níže. Údaje použité pro tyto účely jsou výlučně neosobní povahy.
Vyjádření souhlasu se zpracováním údajů poskytnutých návštěvníky našich webových stránek v podobě tzv. cookies, obsahující informace o návštěvě dané stránky, případně další aktivitě návštěvníka na našich stránkách, je prováděno pomocí nástroje Google Analytics s anonymizací dat. Souhlas je požadován při návštěvě dané webové stránky.
Google Analytics
Google Analytics společnosti Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA, používá tzv. soubory Cookies, tj. textové soubory uložené v počítači pro analýzu Vašeho využívání našich online služeb. Zprávy o chování uživatelů, které shromažďují soubory Cookies, jsou zpravidla zasílány na server Google v USA a jsou tam uloženy. V případě, kdy aktivujete anonymizaci IP v online službách, uchová společnost Google vaši IP adresu v členských státech Evropské unie a Evropského hospodářského prostoru. Pouze ve výjimečných případech bude úplná IP adresa přenesena na server Google v USA a bude tam uložena. Jménem provozovatele online služeb společnost Google použije tyto informace k vyhodnocení Vašeho využívání těchto online služeb, k sestavování zpráv o těchto činnostech a k poskytnutí dalších služeb pro provozovatele webových stránek týkajících se využívání online služeb a činnosti na internetu. IP adresa přenášená Vaším prohlížečem v rámci služby Google Analytics nebude spojena s jinými údaji, které jsou společností Google uchovávány. Ukládání souborů Cookies můžete zabránit výběrem příslušného nastavení ve Vašem webovém prohlížeči. V tomto případě však nebudete moci plně využívat všechny funkce našich online služeb. Kromě uvedeného můžete zabránit shromažďování dat vygenerovaných soubory Cookies a jejich používání společností Google stažením a instalací pluginu (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=cs). Podrobné informace o podmínkách používání a pravidlech ochrany osobních údajů naleznete na adrese www.google.com/analytics/terms/gb.html nebo na adrese https://www.google.com/policies/.
Facebook Plugins ("Tlačítko sdílení"): Můžete rozpoznat Plugins z Facebook Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, California 94025, USA pomocí loga Facebooku nebo tlačítka "sdílet". Pro přehled pluginů na Facebooku klikněte zde: http://developers.facebook.com/docs/plugins/. Když používáte naše online služby, plugin vytvoří přímé spojení mezi Vaším prohlížečem a serverem Facebook. Facebook je tedy informován o tom, že používáte naše online služby ve spojení s Vaší IP adresou. Když klepnete na tlačítko sdílení Facebooku v situaci, kdy jste přihlášeni na svém účtu Facebook, můžete propojit obsah našich služeb online s Vaším Facebookovým profilem. Aplikace Facebook pak může propojit použití našich online služeb s Vaším uživatelským účtem. Chtěli bychom poukázat na to, že my, jako poskytovatel on-line služeb, nezískáváme žádné informace o obsahu přenášených dat a jejich využití prostřednictvím společnosti Facebook. Další informace naleznete v zásadách ochrany soukromí společnosti Facebook na adrese https://www.facebook.com/policy.php. Pokud nechcete, aby společnost Facebook propojila využívání našich služeb online s Vašim uživatelským účtem, odhlaste se od svého uživatelského účtu Facebook.
LinkedIn: Poskytovatel sítě Linkedln je společnost LinkedIn Corporation, 2029 Stierlin Court, Mountain View, CA 94043, USA. Pokaždé, když přistupujete k některé z našich online služeb obsahujících funkce LinkedIn, je vytvořeno spojení se servery LinkedIn. LinkedIn je informován o tom, že používáte naše online služby spojené s Vaší IP adresou. Když kliknete na tlačítko "doporučit" v LinkedIn při přihlášení na LinkedIn, může dojít ke spojení Vašeho užívání našich online služeb s Vámi a Vaším uživatelským účtem. Chtěli bychom poukázat na to, že my, jako poskytovatel našich on-line služeb, nemáme informace o obsahu přenášených dat a jejich využití prostřednictvím LinkedIn. Další informace naleznete v zásadách ochrany soukromí společnosti LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.
4. Závěrečná ustanovení
Každou změnu zde uvedených pravidel uveřejní poskytovatel na svých internetových stránkách snadno zjistitelným způsobem. Změnou pravidel nesmí dojít ke snížení úrovně ochrany osobních údajů. Každá změna je sama o sobě důvodem k odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů.
Toto znění pravidel ochrany osobních údajů je účinné od 1.5.2018.
Každá FO, jejíž údaje zpracováváme má právo na jakékoliv dotazy, připomínky ohledně svých oú na naší e-mailové adrese info@onlinelingua.com.
Každá FO, jejíž údaje zpracováváme má právo podat stížnost dozorovému orgánu, tj. UOOÚ, posta@uoou.cz.